Planear a primeira reunião. Parabéns!, estás quase lá. Escolhe uma data concreta para a primeira reunião e cria uma agenda atrativa. Ter uma agenda é fundamental para garantir que toda a gente sabe antecipadamente o que irá acontecer durante a reunião, quanto tempo irá demorar, quem irá participar e, especialmente, para garantir que nenhum tempo é desperdiçado. A primeira reunião pode acontecer em dois formatos básicos: O embaixador Agora Michal Papis, do Oradores de Gorzów, Polónia, a presidir a uma reunião introdutória onde se explicou o propósito do Agora Speakers International. Uma reunião normal reduzida, numa versão mais pequena de uma reunião normal, incorporando todos os seus principais elementos. Se conseguires ajuda de pessoas que já são membros de outros clubes Agora Speakers ou que saibam como funcionamos, melhor ainda. Uma reunião de "introdução"/"apresentação", na qual podes explicar o propósito do clube, os benefícios de ser membro, como funciona o clube, as diferentes funções, etc., e depois abres uma sessão de P&R. Só o farás se: O teu clube não tiver participado em nenhuma sessão de treino. A maioria dos participantes não tiver tido contacto com nenhum material, grupo, documentação ou vídeos de aprendizagem Agora (i.e., se forem completamente novos na organização). A Primeira Agenda da Reunião A menos que tenhas uma longa experiência na forma de funcionar do Agora, é recomendado que sigas a Agenda Básica, desenhada a pensar nas primeiras reuniões. Terás de fazer o upload da agenda da primeira reunião durante o processo de registo do clube. Este upload não necessita de ser feito num formato demasiado complicado. Na verdade, pode mesmo ser feito num simples ficheiro de texto. A razão pela qual o fazemos é porque temos registado várias ocasiões nas quais as pessoas estão tão entusiasmadas com o Agora e com o início do clube que não aproveitam o tempo para aprender e perceber o que fazemos e de que maneira. Apenas querem começar a reunir, sem ter uma ideia clara do que fazemos nas reuniões. Pedir que envies a agenda quando registas o clube garante que toda a gente sabe claramente o que deve acontecer na reunião. Publicitar o Evento Por norma, é bastante útil criar eventos tanto no Facebook como no Google Calendar para que as pessoas possam consultar e anotar as reuniões nas suas próprias agendas. Tenta não planear demasiado em diante, dado que as pessoas tendem a esquecer-se das reuniões se marcadas com mais de duas semanas de antecedência. Confirma com todos os participantes na semana anterior. Quando crias o evento, cria-o como um evento público para que as pessoas o possam encontrar, convidar mais pessoas e divulgar o evento online e em espaços físicos. Não te esqueças de anunciar o teu evento tanto no grupo do Facebook do Agora Speakers do teu país como no Internacional ( https://www.facebook.com/groups/agoraspeakers/ ).Mesmo que o local da reunião seja muito conhecido, mesmo que penses que toda a gente o conhece, para evitar confusões, é sempre boa ideia tirar fotos do local e explicar como se chega lá. Alguns convidados da tua reunião podem não conhecer o lugar ou podem até ser de um país diferente. Também é conveniente publicar fotografias do próprio acesso à sala. Se te for permitido, no próprio local, imprime alguns cartazes com setas para guiar os visitantes para a sala da reuniões. Criar materiais de marca (Opcional) Usa o Portal da Marca ou o Criador de Material de Comunicação para criar banners, modelos de agenda, etc., para o teu clube. Tem em conta que todos os materiais digitais devem ser utilizados em total respeito pelas Normas da Marca, que podes encontrar aqui: https://wiki.agoraspeakers.org/tiki-index.php?page=Normas%20da%20Marca&no_bl=y. Se utilizares o Criador de Materiais, estarás automaticamente a cumprir os preceitos da marca.